En construcción!
En este
artículo voy a mostrar como hacer un buen trabajo para entregar en la
facultad o en la escuela y quedar bien usando el OpenOffice, que es un
programa que reemplaza al Word y es bastante bueno. No tiene absolutamente
todo lo que tiene el Word, pero está bastante bien y es más que suficiente
para lo que uno puede llegar a necesitar. Y por ahí algún detalle simpaticón que el
Word no ofrece tiene.
La gran ventaja es, por supuesto, que es software libre, o sea que no sólo es gratis, sino que están todos invitados a meter la cuchara y arreglarlo o ver cómo está hecho. Aunque uno no sea programador y no pueda aprovechar directamente esto, lo bueno que tienen este tipo de programas es que obtenerlos es fácil, porque los que lo hacen están encantados de que uno lo baje y lo use. Si uno está en algún lado, no tiene el Word—o no está porque la PC es nueva—quizá es mucho más fácil entrar a la página de OpenOffice y bajarlo, antes que pasar a la clandestinidad y enroscarse en la obtención de alguna copia dudosa del Microsoft Office.
Supongamos que ya escribiste algunos párrafos, y ya se te acabó el impulso creativo inicial. Es tiempo entonces de perder tiempo, de encontrar excusas para evadirse, de pensar en otra cosa. ¿Y qué mejor manera de hacerlo que darle formato al documento? Acá va una receta de cómo darle formato para que quede bien. Para ser más claro, voy a marcar todas las instrucciones concretas y directas (que están rodeadas de explicaciones no del todo necesarias) en negrita.
Un estilo es todo un conjunto de configuraciones que se aplican como un todo (incluyendo tipo y tamaño de letra, alineación, interlineado, etc). Un estilo puede tambien estar definido en base a otro, tipo “igual al estilo J pero con negrita”. Hay estilos de letra, de párrafo, de página...
Primero, para manipular estilos conviene configurar una cosa: fijate de que esté el panel de estilos, éste se puede “anclar” a la derecha de la pantalla. Aparece pulsando F11, y una vez anclada se ve más o menos así:
El texto tiene, antes de que hagamos nada, el estilo “predeterminado”. Marcá todo y hacé doble click en “cuerpo de texto”, que es el estilo correcto para el texto principal del documento. La idea de elegir ese estilo es poder modificarlo, porque si modificáramos “predeterminado” se modificarían en cascada un montón de estilos que no nos interesa modificar. Ahora que el texto es “cuerpo de texto”, hagamos click con el botón derecho del mouse sobre ese estilo y elijamos “modificar”. Lo que tenemos que cambiar en la ventanita que aparece es: En la solapa “sangrías y espacios” hay que elegir interlineado “1,5 líneas”, y también podemos ajustar el espacio entre párrafos subiendo un poco el valor de “debajo del párrafo”. En la siguiente solapa: Un buen documento tiene alineación “justificado”. Y en la solapa “flujo de texto” conviene prender control de “viudas” y “huérfanos”, que son las dos cajitas al final de la ventanita. Lo que hacen estas dos opciones es asegurarse de que no quede colgada la última línea de un párrafo al inicio de una página, o que no quede al final de una página una solitaria línea inciando un párrafo que continúa en la página siguiente.
Para hacer una nota al pie (de esas en que un numerito refiere a una nota en la parte inferior de la página), hay que apretar Alt-I, y luego “/”, darle enter para elegir numeración automatica y ahí ya podemos elegir hacer la nota al pie.
Para hacer la carátula, hay que separar una página al principio. Para eso hay que apretar Control-Enter parado en el comienzo del documento. Esto inserta un “salto de página”, es decir, fuerza que lo que viene antes esté en su propia página. Después es cuestión de elegir una tipografía simpática, bien contundente, un buen tamaño y quizá centrar el texto. Ah: No se deben usar para la carátula ninguno de los estilos de encabezado! Mejor asignar directamente negritas, tipografías y tamaños.
Una vez creada la carátula, conviene marcar a esa página con el “estilo de página” correcto. Es que no sólo hay estilos de párrafo o de letra, también hay estilos de página y asignar correctamente el estilo de la carátula va a servir para que en ésta no aparezcan ni números de página, ni otras cosas que querramos que aparezcan en el pie de página, o en la cabecera de todo el resto del documento. Para marcar la página como carátula elegimos el simbolito “página” en la ventanita de estilos (está en la barra horizontal en el margen superior del cuadro de estilos) y luego hacemos doble click en “primera página”, para que quede así:
El resto de las páginas queda en estilo de página “predeterminado”, y en ese estilo de página queremos añadir un pie que nos permita incluir la numeración. Para eso hay que ir al menú “Insertar”, después “Pie de página” y desde ahí seleccionar “Predeterminado”, para que en ese estilo aparezcan los pies. Así:
Ahora vamos a ver que en todas las páginas interiores del documento aparece el pie de página. Ahí podemos escribir lo que queramos, un nombre, un título, lo que sea. Eso que se escriba va a aparecer repetido en todas las páginas. Para poner número de página hay que ir a la opción "Insertar", luego "Campos", y ahí tenemos varios elementos que pueden incluirse en el pie. Yo lo que hago es poner “Página N de M” (no tipeo N o M, esos serían los campos "número de página" y "contar páginas" que se insertan con las opciones de menú que ya dije.
Retomando el tema de los encabezados, es una buena práctica poner algunos. Para eso, sobre la oración que será un encabezado importante hay que apretar Control-1. Para el título de subsecciones dentro de esa sección, se usa Control-2, y así sucesivamente. Los estilos de encabezado no deben usarse para nada más, ya que tienen un significado especial: El OpenOffice los usa para construir la tabla de contenidos del documento que estamos escribiendo. Para eso es importante que los encabezados respeten correctamente los niveles, ejemplo: uno de nivel 1 dice “Las razones”, más abajo hay algunos de nivel 2 que dicen “Hace frío”, “Tengo hambre”, etc. Todo ese texto sigue conceptualmente encabezado por el encabezado de nivel uno. Si el que haga frío requiere más explicaciones, ahí dentro habrá encabezados de nivel 3 y así sucesivamente.
Un detalle: En el menú “Archivo” hay una opción “propiedades”, en esa opción es bueno poner correctamente los datos que pide: Un título, una descripción, etc. Si después generamos un PDF eso va en el PDF como metainformación que se puede ver en las propiedades del documento.
A la hora de entregar hay varias opciones. Si la entrega es en papel tenemos que immprimir. Si la impresora está conctada a la computadora la cosa es sencilla. Si hay que ir a otro lado a imprimir, ya sea un “cíber-café” o la casa de un amigo la mejor opción es mandarse por e-mail un PDF. Así no se necesita que en esa otra computadora esté instalado el OpenOffice, y también se incluyen automáticamente las tipografías que hayamos usado. Para hacer esto hay que exportar como PDF desde el menú “Archivo”.
Si la entrega es electrónica, por mail, lo mejor es también usar el formato PDF. OpenOffice genera documentos PDF muy bien, con índice y todos los chiches. Y hoy en día todos tienen los programas necesarios para ver PDF, y además tiene el valor agregado de que el documento es un documento final, que no se puede modificar.
Si es necesario que la otra persona lo modifique siempre se puede grabar en formato Word, para eso hay que elegir esa opción al momento de realizar el “Grabar como...”.
Bueno, espero que esto haya servido. Saludos!